GDPR
Information om GDPR och behandling av personuppgifter
Den 25 maj 2018 införs EU:s nya dataskyddsförordning, GDPR (General Data Protection Regulation) som är en lag. Lagen reglerar hur företag och organisationer ska behandla personuppgifter och ersätter PUL (Personuppgiftslagen). Nedan redogörs för LysekilsBostäders rutiner för behandling av personuppgifter. Dessa följer de riktlinjer som branschorganisationerna SABO och Fastighetsägarna tagit fram. Tillsammans med andra bostadsföretag i Västsverige har bolaget också tagit fram ett policydokument för hur vi gemensamt tolkar och praktiskt kommer arbeta med personuppgifter. Dessutom har styrelsen antagit en Policy för behandling av personuppgifter.
Det huvudsakliga syftet med dataskyddsförordningen är att skydda de enskildas grundläggande rättigheter och friheter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Personuppgifter enligt GDPR är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Detta kan vara namn, personnummer och bilder men också sådana uppgifter som indirekt kan kopplas till fysiska personer. Eftersom vi i flera avseenden behandlar personuppgifter vill vi informera om vilka regler som gäller och vad vi gör för att säkerställa din integritet när du är hyresgäst hos oss.
Länk till SABO informationssida om GDPR
LysekilsBostäders Dataskyddspolicy
Information om behandling av personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.
Personuppgiftsansvarig
LysekilsBostäder AB, Kungsgatan 59, 556516-7870 är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.
När du ställer dig i bostadskön
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Årliga utrensningar genomförs också av personer som inte kvarstår i kön. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.
När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.
Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter från kreditupplysningen i tre månader efter avslagsbeslutet.
Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Exempelvis raderar vi ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.
När hyresförhållandet är slut
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år i enlighet med Bokföringslagen. Vissa uppgifter som t.ex. rör felanmälningar kan komma att sparas för att kunna fullgöra framtida åtaganden.
Dina rättigheter
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att särskilt meddela den personuppgiftsansvarige att samtycke återkallas. Den personuppgiftsansvarige får därefter inte fortsätta att behandla uppgifterna, om inte annan laglig grund föreligger för fortsatt behandling. Den personuppgiftsansvarige skall informera dig om annan sådan laglig grund föreligger.
Den behandling av personuppgifter som du tidigare har samtyckt till och som redan pågått till dess att återkallelsen har gjorts är dock laglig och omfattas härvid inte av återkallelsen.
Återkallelsen kan göras genom att du meddelar den personuppgiftsansvarige genom brev till aktuell enhet, genom e-postmeddelande eller på annat sätt som du väljer. Av återkallelsen måste framgå vem du är samt vilka personuppgifter återkallelsen avser. Annars är det inte möjligt för den personuppgiftsansvarige att upphöra med behandlingen av personuppgifterna.
Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.
Kontaktuppgifter dataskyddsombud: dso.lysekil@jpinfonet.se